Conceptos clave de facturación que debes conocer

2025-01-30 11:35:21
Impuestos Obligaciones

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    La facturación es una de las acciones más repetidas en el día a día de un autónomo o una empresa. La emisión de facturas es la base para cobrar por los servicios prestados o productos vendidos, además de ser un requisito fiscal indispensable.

    Sin una facturación correcta podrías enfrentar problemas con la Agencia Tributaria.

    Si estás empezando a facturar, esta guía te ayudará a entender los conceptos clave para gestionar correctamente la facturación de tu negocio. 

    Conceptos clave para facturar correctamente:

     

    1. Número de factura

    Toda factura debe llevar un número correlativo, manteniendo continuidad en su secuencia. Además, deben emitirse en orden cronológico.

     

    2. Base imponible, Cuota Tributaria y Tipo Impositivo

    Base Imponible: Importe sobre el que se aplican los impuestos.

    Cuota Tributaria: Importe que tienes que pagar de impuestos.

    Tipo Impositivo: porcentaje del impuesto aplicado a la base imponible. En España, el IVA tiene tres tipos principales: 4%, 10% y 21%.

     

    Por ejemplo: Tenemos una Factura de 100 Euros a la que vamos aplicar el IVA general (21%):

    • La Base imponible es 100 Euros, ya que, es el importe antes de impuestos.

    • La Cuota Tributaria se calculará multiplicando la base imponible (100) por el tipo impositivo (21%), pasamos el porcentaje a decimal (0.21) y calculamos.

    Cuota Tributaria = Base imponible x Tipo Impositivo -> 100 x 0.21 = 21 Euros

    A esta factura de 100 Euros habría que sumarle 21 Euros de impuestos.

     

    3. Cuota de IVA repercutido o devengado

    IVA que el autónomo o empresa le cobra al cliente y que posteriormente, debe ingresar a Hacienda trimestralmente a través del modelo 303.

     

    4. Cuota de IVA soportado

    IVA que el autónomo o empresa paga en las compras a sus proveedores. En la mayoría de los casos, se lo puede deducir en el modelo 303.

     

    5. Exención de IVA

    Se produce cuando no tienes obligación de incluir este impuesto. Según el artículo 20 de la Ley del IVA (Ley 37/1992), los servicios sanitarios y educativos, están exentos de este impuesto.

     

    6. Tipo de retención

    Los autónomos deben aplicar una retención de IRPF en sus facturas,  es decir, descontar un porcentaje que irá destinado a este impeusto.

    Las retenciones se agrupan en:

    • 15% (general)
    • 7% (autónomos nuevos durante los dos primeros años)
    • 19% (alquileres de locales comerciales)

     

    7. Sujeto pasivo u obligado tributario

    Persona física o jurídica responsable de emitir o recibir facturas y de cumplir con las obligaciones fiscales.

     

    8. Gasto Suplido

    Gasto a nombre del cliente que paga el proveedor o intermediario. Debe reflejarse en la factura sin aplicar IVA ni IRPF.

    Por Ejemplo: Si una gestoría paga un servicio en nombre de su cliente, este gasto para ellos quedaría reflejado en la factura como suplido.

     

    9. Domicilio fiscal

    Es la dirección donde registras tu negocio.

     

    10. Factura ordinaria

    Es el documento básico de facturación, justificativo de una venta de producto o prestación de servicio. Puedes encontrar más información sobre la factura aquí

     

    11. Factura electrónica

    Es una factura ordinaria pero en formato digital con la misma validez legal que la impresa. A partir de 2025, será obligatoria para todas las transacciones entre empresas y autónomos. Por eso es importante que tengas un buen software de facturación acreditado por la Agencia Tributaria.

     

    13. Factura rectificativa

    Se emite cuando es necesario corregir una factura original. Puede modificar la base imponible o incluir datos omitidos.

     

    14. Factura recapitulativa

    Factura que agrupa varias operaciones realizadas en un mismo mes para una misma persona. 

    Por ejemplo: Una gasolinera que factura mensualmente a una empresa de transportes por repostajes acumulados.

     

    15. Factura proforma

    Es un documento sin validez fiscal que recoge una oferta comercial. No debe numerarse como una factura ordinaria.

     

    Conclusión

    Facturar correctamente es clave para cumplir con la normativa fiscal y evitar problemas con Hacienda.

    Aplicar las reglas adecuadas, conocer las exenciones y retenciones, y utilizar herramientas digitales para la facturación electrónica te ayudarán a mantener tus cuentas en orden.

    ¿Tienes dudas sobre cómo facturar en tu actividad?

    En InnoTaxes nos ponemos a tu disposición. Contáctanos para cualquier consulta o mándanos un WhatsApp y te anderemos de manera más rápida y personalizada. 

    Hemos ayudado a muchos profesionales con la facturación de su negocio tú puedes ser el próximo.